May cham cong Tinh Hoa

 

Cách tạo bảng chấm công trong Excel

It hơn 10 người

Tạo bảng chấm công cho doanh nghiệp ít hơn 10 người

Hình dưới đây là bảng chấm công hoàn chỉnh: một bảng tính toán tổng số giờ làm việc mỗi ngày, mỗi tuần của nhân viên làm trong giờ hành chính cũng như ngoài giờ.

Bắt đầu từ việc nhập tiêu đề bảng. Từ dòng hai đến dòng tám chỉ có chữ mà thôi (không có công thức). Dĩ nhiên, bạn có thể định dạng chữ tùy thích. Nhập nội dung cho hộp “Tổng số giờ làm việc trong tuần”.

cham cong bang excel


Bây giờ chuẩn bị nhập công thức. Vào ô B9 và nhập =D5. Công thức này sẽ lấy ngày bắt đầu trong tuần đã được nhập vào ô D5. Vào ô B10, nhập B9+1 rồi sao chép công thức này vào vùng B11:B15. Kế tiếp, nhập thứ trong tuần vào ô C9:C15. Bạn cần định dạng ngày trong cột C để hiển thị ngày rong tuần (Mon, Tue, Wed,…). Muốn thế, chọn ô C9:C15 và chọn Format. Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Number. Chọn Custom rồi gõ dddd trong khung type. Nhấn OK để đóng khung hội thoại này.

Trước khi nhập bất kỳ công thức nào thực hiện tính toán thực tế, bạn nên kiểm tra và giá trị thời gian mẫu trong vùng D9:G15. Nếu dùng AM hay PM, nhớ chừa một khoảng trắng trước đó.

Kế tiếp vào ô H9 rồi nhập công thức

Giải thích

Phần đầu của công thức tính tổng số giờ làm việc trong buổi sáng bằng cách lấy giờ trong cột E trừ đi giờ trong cột D. Phần thứ hai tính tổng số giờ làm việc trong buổi chiều bằng cách lấy giờ trong cột G trừ đi giờ trong cột F. Các hàm IF áp dụng cho trường hợp làm ca ba đến nửa đêm, ví dụ, một công nhân có thể bắt đầu làm việc từ lúc 10 giờ đêm và “ăn trưa” lúc 2 giờ sáng. Không có lệnh IF, kết quả công thức sẽ bị âm.

Chép công thức trong ô H9 vào H10:H15. Bây giờ bạn cần định dạng những ô này để hiển thị giờ giấc. Đánh dấu vùng H9:H15, chọn Format.Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Time trong danh sách Catelogy. Chọn tùy chọn đầu tiên trong danh sách Type rồi nhấn OK.

Bước kế tiếp là tính tổng số giờ làm việc trong tuần. Vào ô H18, nhập SUM=(H9:H15). Công thức này tính tổng số giờ làm việc trong cột H. Bây giờ nhập vào ô H19 công thức =MIN(H18,1+(TIME(40,0,0)). Công thức này giả định rằng một tuần có 40 giờ làm việc, kết quả công thức này sẽ hoặc nhỏ hơn tổng số giờ đã làm việc hoặc nhỏ hơn 40 giờ. Công thức cuối cùng trong ô H20 là H18-H19. Công thức này tính số giờ làm thêm bằng cách lấy tổng số giờ làm việc thực tế trừ đi số giờ quy định. Nếu công ty bạn quy định một tuần làm việc hơn 40 giờ, bạn phải đổi công thức trong ô H19.

Còn một bước quan trọng nữa: định dạng giờ trong vùng H18:H20. Vì những ô này có thể hiện giá trị giờ lớn hơn 24 giờ nên bạn cần tùy biến định dạng giờ. Chọn vùng H18:H20, chọn Format.Cells rồi nhấn mục Number. Chọn Custom từ danh sách Catelory, nhập [h]:mm vào khung Type rồi nhấn OK. Dùng dấu ngoặc vuông cho phần giờ để bảng tính hiển thị được giá trị lớn hơn 24 giờ

Download file mẫu tại đây


Từ 15 đến 30 người

Tổ chức chấm công cho doanh nghiệp có từ 10 đến 30 nhân viên 

Với số lượng 30 nhân viên, thật khó để chấm công bằng file excel. Bạn có thể đầu tư mua một máy chấm công bằng thẻ giấy truyền thống. 

Chúng tôi hân hạnh được giới thiệu đến bạn một giải pháp đột phá 

Máy chấm công vân tay H8: chi phí thấp - dễ sử dụng 

máy chấm công vân tay H8

Ưu điểm: 

1. Tránh chấm công dùm

Công nghệ nhận dạng bằng dấu vân tay sẽ loại bỏ các trường hợp chấm công giúp nhau

2. Sử dụng đơn giản như máy chấm công thẻ giấy – không cần phần mềm

Người dùng có thể thiết lập sẵn các loại ca làm việc (chỉ áp dụng cho các ca hành chính văn phòng đơn giản) vào trong máy.

Máy không hỗ trợ kết nối thông qua TCP/IP, thay vào đó, việc tương tác với máy được thực hiện chủ yếu thông qua USB, và người dùng không phải lo về các vấn đề kỹ thuật từ việc kết nối bằng TCP/IP.

3. Kinh tế & hiệu quả

Chi phí đầu tư tương đương máy chấm công thẻ giấy. Và không phải đầu tư mua thẻ giấy thường xuyên.

xem bảng giá máy chấm công giá rẻ


Tiết kiệm chi phí với phần mềm nhân sự

Tình huống 1: máy chấm công giúp tiết kiệm chi phí lương nhân viên

giải pháp tiết kiệm chi phí lươngThông thường, nếu không có máy chấm công và phần mềm chấm công tính lương, việc tính lương sẽ dựa vào lương cơ bản, dù tháng đó nhân viên có đi làm nhiều hay đi làm ít. Muốn tính lương theo số ngày đi làm thực tế cũng rất khó và mất thời gian. 

Nếu có máy chấm công, việc theo dõi số ngày đi làm sẽ trở thành hệ thống, dễ theo dõi. Và khi đó, doanh nghiệp không phải trả lương cho những ngày nghỉ không phép của nhân viên. 


Tình huống 2: phần mềm chấm công tính lương theo bộ sẽ tiết kiệm thời gian thực hiện chấm công tính lương và tăng độ chính xác 

Thực tế ghi nhận nhiều trường hợp nhân viên đã tính lương sai (nguyên nhân khách quan và chủ quan) so với bảng chấm công gây thất thoát tiền lương của doanh nghiệp mà không bị phát hiện sớm. Chuyện này xảy ra tại các doanh nghiệp tổ chức tính lương bằng file xls, và có sử dụng máy chấm công

Nếu doanh nghiệp sử dụng giải pháp trọn gói bao gồm máy chấm công và phần mềm tính lương, vấn đề này sẽ được hạn chế. 


Tình huống 3: dễ dàng theo dõi tình hình hợp đồng lao động và sổ bảo hiểm 

Một vấn đề thường thấy của các nhân viên nhân sự là họ hay quên theo dõi hạn của các loại hợp đồng lao động, dẫn đến việc hợp đồng lao động bị hết hạn nhiều tháng mà không biết. Điều này gây tâm lý xôn xao cho nhân viên, ảnh hưởng uy tín của công ty. 

Một phần mềm nhân sự tốt sẽ hỗ trợ nhân viên nhân sự theo dõi hạn của các hợp đồng lao động, đồng thời giúp họ quản lý tốt hợp đồng hơn. 

Xem chi tiết tình huống này để biết vì sao phần mềm nhân sự giúp quản lý hợp đồng lao động được tốt. 


Bạn nghĩ rằng phần mềm tốt phải có mức giá cao ? 

phần mềm tốtQua nhiều năm nghiên cứu, chúng tôi đã xây dựng được phần mềm nhân sự tiền lương tốt với mức giá phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ dưới 30 nhân viên. 

Xem giới thiệu về phần mềm nhân sự SmartBOSS 8.0 dành cho doanh nghiệp nhỏ