May cham cong Tinh Hoa

 
Sản phẩm Kinh nghiệm về máy chấm công

Kinh nghiệm

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công H8

E-mail Print PDF

Đăng nhập vào máy chấm công H8:

Nhấn giữ phím M/OK khoảng  3 giây, sẽ xuất hiện màn hình quản lý chính(Menu) của thiết bị gồm:


Add Usr (Thêm nhân viên): Tại phần này ta sẽ quản lý việc thêm các thông tin của người dùng như: số ID, tên, dấu vân tay, mật khẩu, cũng như các quyền.

Usr Mgt (Quản lý nhân viên): Tại phần này cho phép ta có thể tìm kiếm nhanh thông tin của người dùng  và có thể chỉnh sửa thông tin cơ bản của người dùng.

System (Hệ thống): Tại phần này cho phép ta thiết lập các cấu hình cơ bản của hệ thống, cũng như các quy định về phần chấm công (hỗ trợ các ca làm việc cơ bản)

Report (Báo cáo): Dùng để quản lý, tải các báo cáo về máy tính thông qua USB hoặc thẻ nhớ

Data Mgt (Quản lý dữ liệu): Dùng để quản lý các dữ liệu về người dung cũng như các tất cả thẻ điểm danh

Datastore(kho dữ liệu): Dùng để đồng bộ nhân viên giữa các thiết bị thông qua USB hoặc thẻ nhớ SD

Record (Ghi nhận log): Dùng để quản lý truy xuất  các thẻ điểm danh của tùng nhân viên:

Sys.Info (Hệ thống): Dùng để xem các thông tin của thiết bị như số Serial, ……


I. Tạo người dùng trên máy chấm công H8:

Tại màn hình quản lý ta chọn Add Usr hoặc chọn phím số “1”

ID: nhập vào mã số chấm công của nhân viên (bắt buộc phải có)

Name: Nhập vào tên nhân viên (nếu cần)

FP: đăng ký chứng thực bằng dấu vân tay

PWD: Đăng ký chứng thực bằng mật khẩu

Dept: Chọn phòng ban

Purview: Chọn quyền cho người dùng gồm (User hay Admin).

II. Thiết lập một số quy tắt chấm công trên máy chấm công H8:

- Thiết lập quy định chấm công:

Đăng nhập vào Menu của thiết bị chọn vào mục System (hệ thống) hoặc nhấn phím số “3” -> chọn Attendance Rule


Count Late: giới hạn cho phép đi trễ

Count Leave: Giới hạn cho phép về sớm

- Thiết lập lịch cho nhân viên:

Đăng nhập vào Menu của thiết bị chọn vào mục System (hệ thống) hoặc nhấn phím số “3” -> chọn Shift Setting

Tại phần này hệ thống sẽ hỗ trợ cho ta lên đến 24 bộ lịch

Chọn bộ lịch cần setup(từ 1 đến 24 )

Cài đặt thời gian cho ca làm việc:

On-du ty: bắt đầu ca làm việc

Off-duty: kết thúc ca làm viêc

Sử dụng các phím lên/xuống (/) để di chuyển đến các phần cần chỉnh lại thời gian

Vd: như hình trên ta có các ca làm việc như sau:

Ca sáng : 09:00 – 12:00

Ca chiều: 13:00 – 18:00

Tăng ca: 19:00 - 21:00

III. Tạo báo cáo chấm công trên máy chấm công H8:

Đăng nhập vào Menu của thiết bị chọn vào mục Report (Báo cáo) hoặc nhấn phím số “4

Để sử dụng được mục báo cáo này, đầu tiên ta phải kết nối USB hoặc thẻ nhớ SD vào thiết bị

Áp dụng lịch làm việc cho nhân viên:

Nếu ta không áp dụng lại lịch làm việc cho nhân viên thì mặc mặc định tất cả nhân viên sẽ được áp dụng là bộ lịch thứ 1( từ thứ 2 đến thứ 6)

Tải thiết lập báo cáo:

Chọn vào mục Download Setting report, thiết bị bắt đầu tải file thiết lập báo cáo

sau khi tải xong sẽ có bảng thông báo


Ta mở file thiết lập bằng chương trình Excell:

Tại sheet Att.Setting ta có một số thông tin như sau:

1. Shift: Thông tin ca làm việc

Number: Bộ lịch làm việc (Gồm 24 bộ lịch làm việc)

First time zone: Khoảng thời gian thứ 1 của ca làm việc

Second time zone: Khoảng thời gian thứ 2 của ca làm việc

On-duty: Giờ vào

Off-duty: giờ ra

Overtime: khoảng thời gian làm thêm

Check in: Vào làm thêm

Check out: Ra làm thêm

2. State Auto Switch: thời gian tự động thay đổi trạng thái

Time(hh:mm): Mốc thời gian thay đổi trạng thái

State: Trạng thái

3. Bell Time: Thời gian đổ chuông

Time(hh:mm): Mốc thời gian bắt đầu đổ chuông

Times(0-20): Khoảng thời gian đổ chuông (tính bằng giây)

Bell Type: Kiểu chuông

Week: ngày được áp dụng lịch đổ chuông (ngày nào được áp dụng thì ta check chọn, nếu không đổ chuông thì ta bỏ check)

Tại sheet Schedule Setting ta áp dụng lại lịch làm việc hàng tháng của nhân viên:



Tại đây ta có 2 nhóm thông tin chính như sau:

1.Thông tin về nhân viên:

ID: Mã số chấm công của nhân viên

Name: Tên của nhân viên hiển thị khi điểm danh trên máy chấm công

Department: Phòng ban của nhân viên

2. Thông tin về thời gian xuất báo cáo:

Dòng 1: 2013-3-01: thời gian áp dụng lịch cho nhân viên, ta có thể thay đổi theo từng tháng

Dòng 2: Số ngày trong tháng

Dòng 3: số thứ tương ứng với số ngày của tháng

3. Thông tin về bô lịch làm việc của nhân viên

- Mỗi dòng tương ứng với lịch làm việc của một nhân viên trong tháng

- Ta nhập vào mã số lịch làm việc cho từng ngày của nhân viên, nếu ngày nào nghỉ thì ta bỏ trống

- Có 2 bộ lịch đặc biệt:

+ Mã số 25: lịch cho nhân viên nghỉ phép

+ Mã số 26: Lịch cho nhân viên nghỉ lễ


Cập nhật thiết lập báo cáo mới lên thiết bị:

Đăng nhập vào Menu->chọn vào mục Report (Báo cáo) hoặc nhấn phím số “4” -> Chọn vào mục Upload Setting report, thiết bị bắt đầu cập nhật file thiết lập báo cáo lên thiết bị, sau khi tải xong sẽ có bảng thông báo


Sau khi cập nhật xong thiết lập lịch làm việc mới cho nhân viên ta tiến hành xuất báo cáo dữ liệu chấm công.

IV. Tải báo cáo chấm công trên máy chấm công H8:

Đăng nhập vào Menu của thiết bị chọn vào mục Report (Báo cáo) hoặc nhấn phím số “4” -> Chọn vào mục Download Standard report, thiết bị tải file báo cáo về USB/SD Card, sau khi tải xong sẽ có bảng thông báo


Tại Sheet Schedule Info: đây là sheet hiển thị thống tin ca làm việc được áp dụng cho nhân viên trong tháng( khoảng thời gian chọn xuất báo cáo)


Tại Sheet Att. Stat: đây là phần báo cáo tổng hợp

Ta có một số thông tin như sau:

- Stat Date: thời gian xuất báo cáo(ta chọn khi xuất báo cáo trên thiết bị)

- Thông tin nhân viên:

+ ID: Mã số chấm công

+ Name: Tên nhân viên

+ Department: Phòng ban nhân viên làm việc

- Thông tin thời gian làm việc

+ Work hour: giờ làm việc

Normal: số giờ lý thuyết (thời gian làm việc trong ngày * số ngày chọn xuất báo cáo)

Real: số giờ thực tế nhân viên đi làm. cách tính dựa trên các log điểm danh hợp lệ trong từng khoảng (một khoảng phải có đủ 2 log điểm danh), nếu một khoảng nào đó thiếu thẻ điểm danh thì thời gian trong khoảng đó sẽ không được tính

VD: ta có 2 khoảng làm việc trong ngày:

Khoảng 01(buổi sáng) -> 08:00 đến 12:00

Khoảng 02 (buổi chiều) -> 13:30 đến 17:30

Khoảng 03 (làm thêm) -> 17:30 đến 21:00

Nếu ta chỉ điểm danh 2 lần trong ngày, 1 lần vào buổi sáng, 1 lần vào buổi chiều thì ngày đó giờ làm việc của ta là “0”

Late: thông tin đi trễ

Times: Tổng số lần đi trễ

Min: Tổng số phút đi trễ

Leave early: thông tin về sớm

Times: Tổng số lần về sớm

Min: Tổng số phút về sớm

Overtime hour: Số giờ làm thêm

Working day: số giờ làm thêm

holiday: Ngày nghỉ

Att.Days (Nor./Real): Số ngày có đi làm trong khoảng thời gian cần xem

VD: 20/3 -> thời gian làm việc lý thuyết là 20, nhưng chỉ 3 ngày nhân viên có điểm danh

Out (Day): Tổng số ngày nghỉ lễ

Absent(Day): Tổng số ngày không điểm danh

AFL  (Day): Tổng số ngày nghỉ phép

Tại Sheet Att.Log report: Bảng báo cáo dữ liệu thô

Tại sheet này sẽ hiển thị cho ta thông tin của tất cả các log nhân viên điểm danh trong ngày, mỗi ngày hiển thị trên một ô.


Tại Sheet EXception Stat: phần này sẽ hiển thị, thống kê cho ta biết số lượng nhân viên đi muộn về số so với thời gian làm việc của ca được áp dụng

Lưu ý: chỉ những nhân viên đi muộn hoặc về sớm so với các khoảng thời gian của ca làm việc được áp dụng mới được hiển thị.


Tại Sheet tiếp theo (mã chấm công của nhân viên): đây là bảng báo cáo chấm công của nhân viên. Mỗi Sheet sẽ hiển thị tối đa dữ liệu của 3 nhân viên, gồm các thông tin sau:

Mỗi nhân viên sẽ được hiển thị theo một khối gồm các thông tin:

- Thông tin chung

Att.Date: thời gian xuất dữ liệu

Tabulation: Thời gian xuất báo cáo

1. Thông tin tổng hợp của mỗi nhân viên:

Dept: Phòng ban

Name: Tên nhân viên

Date: dữ liệu trong khoảng thời gian

ID: Mã số chấm công

Absent (Day): Tổng số ngày nhân viên không đi làm (điểm danh)

AFL (Day): Tổng số ngày nghỉ phép

Out (Day): Tổng số ngày nghỉ lễ

On- duty: Tổng số ngày có đi làm (có điểm danh)

Overtime (H): Tổng số giờ làm thêm

Working day: Thời gian làm thêm

Holiday: ngày nghỉ

Late: thông tin đi trễ

Times: Tổng số lần đi trễ

Min: Tổng số phút đi trễ

Leave early: thông tin về sớm

Times: Tổng số lần về sớm

Min: Tổng số phút về sớm

2. Thông tin chi tiết:

Tại đây sẽ hiển thị cho ta biết được thời gian làm việc chi tiết của từng ngày: ngày nào nghỉ (Absent), nghỉ phép (AFL), Nghỉ lễ(Out),....

Download tài liệu hướng dẫn sử dụng với đầy đủ hình ảnh tại đây: 


Page 1 of 5

  • «
  •  Start 
  •  Prev 
  •  1 
  •  2 
  •  3 
  •  4 
  •  5 
  •  Next 
  •  End 
  • »